Is your organization’s contract management world class?

Sopima’s website describes the development phases of contract management and software with one picture. While searching the Internet for research on contract management software and its costs and benefits, I found this useful body of knowledge written by Anssi Juntunen. Juntunen (2013) describes different contract management phases in organizations in his master of science thesis work referring to Jones & Connaughton’s (2011) original research. The following article describes the subject from Sopima’s viewpoint.

Clients take an incremental approach to adoption

Clients take an incremental approach to adoption.

 

I Inhibiting

Before any effort is put into contract management its scope in the organization is limited and no contract management software is used. Contracts are managed as paper versions and the organization might have some guidelines regarding contract management. The organization might be aware of failures and problems related to contract management but has done nothing to correct the situation. Juntunen (2013)

This is the situation before any contract management software is used. Thus there is no Sopima to make life easier for you. Help!

II Enabling

When the organization starts improving its contract management process and adopts contract management software the organization has transferred to the enabling phase. Contracts are stored in a central repository in the contract management software. The appropriate people are given the rights to read contracts stored in the central repository thus taking advantage of CLM (Contract Lifecycle Management) tool’s user rights. Juntunen (2013)

Sopima offers a central repository for storing contracts where the actual contracts (stored as attachments on contract cards) are encrypted with a public/private key combination per organization.

Contract security can be divided into two areas in Sopima:

1.User groups
You can create user groups that have read and write rights to the following:
-Contract card templates, contract cards and packages
-User groups, resource cards and virtual folders

2.Virtual folders
You can create virtual folders and limit their access to only certain user groups. In order to see the folder and its contents the user must belong to one or more user groups that have access rights to the folder.

III Optimizing

In the optimizing contract management phase the CLM tool’s workflow and acceptance cycle features are taken advantage of. With workflows you can automate and improve the contract management process. For example the appropriate people will be required to accept an offer before it is send to the customer. Microsoft Word integration and free text search features are used. Juntunen (2013)

In Sopima the search features consists of the free text search, virtual folders and filtering of the search results by contract card template’s fields.

Free text search looks for matches in the contract cards’ metadata.

With virtual folders you can find contracts fast. Virtual folders act like tags in social media with which you can describe the general content of the contract.

Filtering the search results with contract card template’s fields is an efficient way to narrow the search results from the two above mentioned features.

There exists a technology called optical character recognition (OCR) for searching inside of the actual contracts (store as attachments to contract cards). This search capability should be separated from the normal search functionality because certain words are found in almost every contract and a search of this kind would result in an overwhelming number of matches.

Sopima has plans for a workflow feature in which different functions could be assigned to a contract card template:
-Contract acceptance cycle in which the contract card must go through different phases: new contract card, checked and finally approved contract card
-Contract card’s contact person is automatically reminded ahead of time of some date (for example contract termination date)
-Contract card’s status (in effect, expired etc.) or its folder could be automatically updated based on some date (for example contract termination date)

Electronic signature has been offered as a technology for some while now: for example in Finland by Suomen Onlineallekirjoitus Oy (a Finnish company). Electronic signatures are very much part of the pre-sign phase that is currently outside the scope of Sopima. It is worth mentioning here that Sopima is taking part in a TEKES  (the Finnish Funding Agency for Innovation) project involving also the pre-sign phase of contract management in regard to purchasing. The maturity of the electronic signature technology can be argued but a far greater challenge to its wide spread adoption is change resistance: how to get organizations to start using and trusting electronic signatures, in Finland and around the world.

IV Best-in-class

In the best-in-class contract management phase automatic reminders of important contract dates are utilized and contracts can be compared between each other. Contracts and related invoices are easy to inspect and the CLM tool is integrated into other systems for example the organization’s ERP (Enterprise resource planning) or CRM (Customer relationship management) tool. Business information can be analyzed with the CLM tool. Juntunen (2013)

Sopima offers automatic email reminders of important contract dates and values. On the contract card template the user can define notification for a date field, which user groups need to be informed and how many days ahead of time. Before sending the email reminder Sopima’s security settings check  that the user group has rights to at least one of the folders in which the contract card is assigned to belong to. The user can also modify the email reminder templates for dates and values.

In addition Sopima offers the possibility to export search results (contract cards) to Microsoft Excel where the user can perform his or her analysis and reporting needs. The search can be stores as a report for later use.

V World-class

World-class contract management phase defines a situation where paper processes have been abandoned, contracts can be found in one central location and they are management by a CLM tool. The organization’s personnel have an easy way access to contracts regardless of time and place. Contract cycle times (from offer to money) can be measured and the whole contract management process can be consistently improved. Juntunen (2013)

Sopima has not been integrated into other systems at the moment to keep things simple. Web links can be used to connect the organization’s systems with Sopima. For example a CRM tool that contains the organization’s customers and projects can refer to the contracts stored in Sopima by links. Clicking this will of course require the user to sign in to Sopima before opening the contract card.

It is important to understand that a contract management software is as beneficial as it is easy to use and find contracts.

Summary

Keskitalo (2006) argues that while contract management software can significantly improve the organization’s contract management process, a CLM tool cannot alone solve the whole contract management challenge. People involved with contract management in the organization must be trained to use the new tool and process. People need to have the required know-how and understanding of the issues and risks involved with contracts. Even with the CLM tool in place the organization still has to continuously improve its contract management processes and strategy to stay in the world class phase. Juntunen (2013)

Contract management software, not even Sopima, can alone solve the organization’s contract management challenge. First the adoption of a contract management software requires commitment from management, designing the proper information model, training of users and input of contracts into the system. Second it requires the design of a contract management process that is measured and developed continuously. To achieve the benefits of Sopima this process needs to be in place and the above mentioned steps taken to adopt Sopima.

Designing the information model

User groups, virtual folders and metadata fields (contract card templates and their mandatory and voluntary fields) need to be designed so that they support the organization’s everyday business, they are simple to use and they support the efficient search of contracts. In Sopima we recommend that organization’s use, if possible, only one contract card template for all kinds of contracts. The contract card template will contain fields common with all contract types (perhaps mandatory fields) and voluntary fields specific to different contract types. Using only one contract card template ensures that search results for contract cards can be filtered with the same fields consistently for all contract cards.

Training

While Sopima has been designed to be simple and user friendly this does not erase the need for support. To help train new users Sopima offers video instructions on the most common tasks aimed at beginners and more experienced users.

Input of contracts

Paper contracts need to be scanned on to the computer and contracts stored in electronic storage locations need to be transferred into Sopima. The duration of this phase depends on the number of contracts and whether the contracts are already stored in some electronic storage locations that are easily found. Automating this phase would make the adoption of Sopima faster and would also support efficient use.

If we describe this automation a little further it would continuously monitor some predefined electronic storage locations (computers, servers or email) for new contracts. Once it would find new contracts it would prefill contract cards with metadata found from these contracts. How this prefill happens is magic and a topic by itself. In any case the user could then preview the found contracts and the prefilled contract cards, make the necessary modifications to the contract cards and finally accept the transfer to Sopima. The transfer would then add the contract cards and the actual contracts (attachments on contract cards) to Sopima automatically saving a lot of time and effort for the user.

References:

Juntunen, Anssi. 2013. Customer value of contract lifecycle management software. Master of Science Thesis.

Sopima’s story 3.0

Sopima’s goal is take care of contract fulfillment and minimize contract risks.

First there was a dream shared by two friends
Sopima Oy’s story started in Helsinki Finland in 2009. IT-entrepreneurs and friends Jaan Apajalahti and Jukka Kosonen had been struggling with all too familiar contract management issues for decades: after all contracts are a company’s most important assets but their management is often difficult and time consuming.

They noticed that countless other companies shared the same challenges. Jaan and Jukka noticed that with new technologies and business models the issues with contract management could be solved by building a new, affordable and easy to use Internet service to support contract management. They invited people with experience and know-how in technology, contract law, usability and other issues relevant to contract management to take part in Sopima.

The team interviewed personally almost 400 Finnish organizations’ management and experts. Based on this feedback and the team members’ own experiences on contract management the product development for Sopima was started with Softability Oy in 2009. At that time Microsoft Silverlight -technology represented modern product development tools and was chosen to be part of Sopima’s technological platform along with Microsoft Azure cloud.

A great idea with less than great execution
The promising company was chosen among the most interesting technology start-ups in Microsoft’s global growth company program. The company gathered a total of 1.4 million euros in capital investments. Among the investors was the Finnish pension fund Etera. Despite these great opportunities Sopima failed to succeed. They say the biggest reason for the failure was the software’s inability to scale to customer needs: the information model and the technology were not flexible enough. In 2011 Sopima’s annual revenue was about 75 000 euros. The company applied for bankruptcy in Summer 2011.

The story’s discontinuation point
After different sauna inspired sessions Softability Group Oy’s daughter company, Softability Oy, decided to acquire Sopima Oy’s business in 2012. The product development for Sopima started again in 2013 with the purpose of solving the previous version’s technological challenges, to add new features based on customer feedback and to aim international right from the beginning. HTML5, Microsoft Azure and a document database were chosen as Sopima’s new technological platform. Sopima’s new version 3.0 was published in September 2014 and offers a completely remodeled solution for contract management both in terms of offered technology and features.

The future
Expressed in grey official terms Softability’s goal is to continue and develop Sopima’s business, take care of its customers, add partners and increase sales both domestically and internationally. Expressed a little more colorfully (and also the vision of the writer) the goal is to make Sopima an international success story like Gmail, Skype, Go-To-Meeting etc. But this time a Finnish success story.

But do not just believe the vendor’s ramblings: visit www.sopima.com, try Sopima for free and tell us what you think!

 

Best Regards,

Mikko Luukkonen

Sopima – Product Manager

Sopiman tarina 3.0

Sopiman tavoitteena on pitää huolta sopimusten toteutumisesta ja minimoida sopimusriskit.

Aloitetaan perusteilla nimittäin kaksi kaverusta joilla oli unelma
Helsingissä aloittanut suomalainen Sopima Oy perustettiin vuonna 2009. IT-alan yrittäjät ja kaverukset Jaan Apajalahti ja Jukka Kosonen olivat vuosikymmenten aikana tuskailleet monille tuttujen sopimuksiin liittyvien asioiden kanssa: ovathan ne yritysten tärkeintä omaisuutta, mutta niiden hallinta on usein hankalaa, työlästä ja aikaa vievää.

He huomasivat, että lukemattomilla yrityksillä tuntui olevan samoja haasteita. Jaan ja Jukka näkivät, että uusilla teknologioilla ja liiketoimintamalleilla voidaan rakentaa uudenlainen, edullinen ja helppokäyttöinen verkkopalvelu sopimusten parempaan hallintaan. He kutsuivat Sopimaan mukaan ihmisiä, joilla oli kokemusta ja osaamista teknologioista, sopimusoikeudesta, käytettävyydesta ja muista palveluun olennaisesti liittyvistä asioista.

Tämä tiimi haastatteli henkilökohtaisesti lähes 400:n suomalaisen organisaation johtoa ja asiantuntijoita. Palautteen ja tiimin jäsenten omien kokemustemme pohjalta käynnistettiin tuotekehitys vuonna 2009 yhdessä Softability Oy:n kanssa. Sen aikainen Microsoftin Silverlight -teknologia edusti moderneja työkaluja ja valittiin Sopiman teknologiseksi pohjaksi.

Loistava idea ei saanut kuitenkaan arvoistaan toteutusta
Lupaava yritys valittiin kiinnostavimpien teknologia-alan startup-yritysten joukkoon Microsoftin globaalissa kasvuyritysohjelmassa. Yritys keräsi reilun 1,4 miljoonan euron pääomasijoitukset. Sijoittajien joukossa oli muun muassa eläkeyhtiö Etera. Sopima ei kuitenkaan saanut liiketoimintaansa lentoon. Sanovat, että johtui tuotteen epäskaalautuvuudesta eli suomeksi sanottuna ei kyennyt vastaamaan asiakastarpeeseen: tietomalli ja teknologia eivät joustaneet riittävästi. Vuonna 2011 liikevaihtoa oli noin 75 000 euroa. Yritys haki konkurssimenettelyyn kesällä 2011.

Tarinan epäjatkuvuuskohta
Erilaisten saunan kyllästämien vaiheiden jälkeen Softability Group Oy:n tytäryhtiö Softability Oy päättii ostaa Sopima Oy:n liiketoiminnot vuonna 2012. Sopimaa lähdettiin kehittämään uudella vimmalla vuonna 2013 tarkoituksena ratkaista aikaisemman version teknologiset haasteet, lisätä uusia toimintoja perustuen aikaisemman version asiakaspalautteeseen ja tähdätä heti alkuun myös Suomen ulkopuolelle. Sopiman uudeksi teknologiseksi alustaksi valittiin tällöin HTLM5, Microsoft Azure ja dokumenttitietokanta. Sopiman uusi syksyllä 2014 julkaistu versio 3.0 tarjoaa siis täysin uudistetun ratkaisun sopimusten hallintaan, niin teknologisesti kuin myös toiminnoiltaan.

Tulevaisuus
Harmaan virallisesti ilmaistuna Softabilityn tavoitteena on jatkaa ja kehittää Sopiman liiketoimintaa, huolehtia sen asiakkuuksista, lisätä kumppanuuksia ja kasvattaa liiketoimintaa kotimaassa ja kansainvälisesti. Hieman värikkäämmin tykitettynä (ja allekirjoittaneen visiona) tarkoitus on tehdä Sopimasta menestystarina maailmalla tyyliin Gmail, Skype, Go-To-Meeting jne. Mutta tällä kertaa suomalainen sellainen.

Mutta älä usko pelkästään toimittajan löpinöitä: Tutustu itse Sopimaan, testaa ilmaiseksi ja kerro mitä mieltä sinä olet!

terveisin,

Mikko Luukkonen

Sopima – Product Manager

Perusasiat kuntoon ja katse kannattavuuteen – Kolmen kohdan lista

Sopimustenhallinnassa monet epäonnistuvat, vaikka perusasiat saa kuntoon aika pienellä vaivalla. Ja samalla stressitasot lähtevät laskuun.

Vuosi 2012 alkoi ainakin pörssissä varsin vauhdikkaasti. Operatiivisesti tämä vuosi on varmasti vähintäänkin yhtä haasteellinen kuin edellinen.

Käytännön toimet kannattavuuden nostamiseksi ovat kuitenkin varsin yksinkertaiset:

Täytyy myydä suuremmalla hinnalla kuin tuottaa palveluitaan.

Tähän kaavaan on olemassa yksinkertaiset rakennuspalikat, joita oikeaoppinen sopimustenhallinta osaltaan varmistaa.

Kolmen kohdan listani on seuraava:

  1. Perusjutut (ilman näitä liiketoiminta voi jopa pysähtyä)
    Pidä huolta, että liiketoiminnan perussopimukset ovat hallussa. Näitä ovat mm. kiinteistöihin liittyvät sopimukset; vuokra, siivous, vartionti yms. Jos toimit vaikkapa ravintolaliiketoiminnassa tähän listaan tulevat mukaan myös anniskelu- ja jatkoaikasopimukset. Näiden sopimuksien päivämääriä et halua unohtaa!
  2. Rahakysymykset ja riskienhallinta
    Leasingsopimukset ovat yksi ehkä tyypillisin sopimuskategoria, joissa vahinkoja sattuu tämän tästä ja kassa vuotaa suotta – unohdusten vuoksi. Myös tilaajan vastuu alihankintaketjusta, esimerkiksi henkilöstövuokrauksen yhteydessä, on tärkeää mahdollisten veroseuraamusten kannalta.
  3. Paremman kannattavuuden varmistaminen
    Erilaiset raaka-aineiden hankintaan liittyvät sopimukset ovat erittäin oleellisia hyvän kannattavuuden varmistamiseksi. Esimerkiksi ravintola-alalla on tärkeää varmistaa, että myytävää on oikealla hetkellä oikeaan aikaan. Muutama viikko sitten tästä olikin uutinen, jossa oli hankittu pilaantunutta kebab-lihaa. Toivottavasti oli edes sopimukset kunnossa.

Kohdat 1+2+3 = vähemmän stressiä ja enemmän aikaa kehittää liiketoimintaa – ja samalla satsaat parempaan kannattavuuteen.

Nykyaikainen sopimustenhallintapalvelu ei vaadi raskasta käyttöönttoprojektia vaan on nopeasti käytössä. Sen avulla varmistetaan, että sopimuksilla on vastuuhenkilöt ja se hälyttää automaattisesti heitä kun sen aika on. Lisäksi hakutoiminnallisuudet varmistavat, että sopimukset löytyvät helposti ja että läpinäkyvyys koko organisaation tasolla on hyvä.

Muista myös mahdolliset yritysjärjestelytilanteet ja Due Diligence -prosessi, jolloin asianmukaisesti hallinnoidut sopimukset nousevat arvoon arvaamattomaan.

Näillä eväillä kohti parempaa kannattavuutta vuodelle 2012!

–Marko

Aiheeseen liittyviä artikkeleita:
Meillä on niin vähän sopimuksia
Miten sopimustenhallinta auttaa kiristyvässä taloustilanteessa

Test Yourself: Five Questions about Contract Management

Well-managed contract base is like a good set of tools, easily available when you need them.

After the refreshing summer break, the month of August feels like a new beginning. The batteries are fully charged and our mind is open to new ideas. As we return to work, many of us are cleaning ours desks, going through the mountain of emails in our inboxes constantly dreading to find out what we have missed and preparing to-do sheets for the month ahead. The same as ever!

But this time let’s begin things a bit differently, I have a suggestion for you – add one more item to your task list (before you fret, hear me out) take a quick test on your organization’s contract management status. It is rather easy; ask yourself and your colleagues these five simple questions:

1. Do we have all the necessary contract information we need in our day to day operations, easily available for both our business units and administration team?

Think about it! Wouldn’t it be wonderful that every time you need to review a contract you or someone else in your office doesn’t need to go through pile after pile of folders or sift through the never ending digital paper trail in your company’s Dropbox, finally reaching you after an hour only to be missing critical review points which are on e-mail? Worst of all this contract will more often than not get lost again once you are done with it. We call this the ‘bad circle’ of contract information. So ask yourself and your colleagues is your company still stuck in this ‘bad circle of contract information’?

2. When we face an audit/Due Diligence, how many resources do we end up allocating in order for the exercise to go off smoothly?

For all of us managers out there, ‘Audit days’ are often the most stressful in the year. Often it is a week-long labor intensive process (sometimes even more) which affects not only our work flow but also puts a strain on our personal lives. In case your company falls into the above mentioned category collecting all the information for a due diligence process is undoubtedly one of your worst nightmares as the entire workspace is high jacked in order to complete this one process. As a result the productivity of the company falls dramatically.

3. Have we forgotten way too many important dates lately?

Unless you have a photogenic memory, it’s difficult to remember all the important dates of the contracts you have signed or have worked upon previously. Sure, we have our task managers and other such applications to take care of such dates but they are limited by our own actions. My personal view on this is that it’s not only the important contracts we need to worry about but often the seemingly inconsequential contracts that can end up causing us a big financial loss and embarrassment.

4. Have we recently faced an embarrassing proposition of asking the other contract party to send us the copy of our mutual agreement?

If you have faced this awkward situation more than once than your company quiet literally is playing with fire. Asking fellow parties for a copy of your mutual agreements is not only a very risky proposition but also sets a terrible impression of the company with your partners. It is not wise for any company to be in this space!

5. In the event, when an employee leaves our organization how do we cope with re-allocating the contract related responsibilities that she/he had been handling?

Sadly, a common occurrence in companies worldwide, the more networked an ex employee is within the company’s contract jungle the more distressed his predecessor and fellow colleagues are going to be when covering his seemingly never ending paper trail. All successful organizations have invested considerable amount of money in developing systems to decrypt the company paper trail from the influence of ex employees. Documenting responsibilities and roles of all employees (including past employees) and timely informing them to all stakeholders is the hallmark of good corporate governance.

Did you feel a bit stressed while answering these questions? If you answered ‘yes’ to any of these questions, it’s recommended that you carefully study the contract situation in your organization. In case you answered ‘yes’ to more than one question then, my friend, ‘the shit has hit the fan’ and you probably need to rejig your contract management soon. Finally, if you answered ‘No’ to all the above questions then ‘kudos’ to you and your organization for having a firm grip on your contract situation (you are a rare breed).

Well-managed contract base and easily available contract information not only protects your organization against unwarranted risks but also frees up your time so that you can spend time on activities that really matter instead of collecting documents or stressing over lost information and opportunities. But perhaps the biggest benefit is your improved productivity or ‘personal ROI’.

We at Sopima can help you put your contracts and work life back in order. Try Sopima and bring your contracts to life!

Talous-, hallinto- ja tietohallintojohto sopimusniiloina

Talous- ja hallintojohtaja, pidä huolta sopimusten toteutumisesta ja minimoi samalla sopimusriskit.

Tietoviikon tietohallintojohdolle suunnatussa artikkelissa ”CIO, oletko ulkoistanut liikaa?” pohdittiin tietohallintojohdon roolia ja tehtäviä ulkoistumisboomissa ja -paineissa.  Artikkeli listaa seitsemän hälytysmerkkiä, jotka ovat signaaleita hallinnan osittaisesta menettämisestä.

Vaikka artikkelin lähestymiskulma onkin ulkoistussopimukset, niin osa pohdinnoista osuu tarkasti myös muiden tukifunktioiden arkeen. Aivan samanlaisia hallinnan paineita kohdistuu tietohallinnon ohella myös talous- ja hallintojohtoon sekä henkilöstövastaaviin. Miten hyvin yksikkösi hankinta- ja yhteistyösopimukset ovat hallussa? Onko sinulla kokonaiskuva vastuullasi olevasta sopimuskannasta?

Tukifunktioiden johto  sopimusniiloina ja paperiarkiston vankeina  

Kun asiaa katsotaan sopimusten hoidon ja hallinnan näkökulmasta, Tietoviikon listan kohdat ”It-johtaja hukkuu paperipinojen alle” ja erityisesti ”It-päättäjistä on tullut sopimusniiloja” osuvat kivuliaasti sopimusten hoitoon yleisesti. Talous- ja hallintojohto sekä tietohallinto & henkilöstöjohto ovat vastuussa yksikkönsä sopimuksista; luonnollisesti niiden tekemisestä ja solmimisesta, mutta myös niiden toteutumisesta.

Laadintavaiheessa käytetään usein lakiammattilaisten apua, mutta allekirjoituksen jälkeen sopimus ja siinä sovitut vastuut ja hyödyt ovat yksikön johdon vastuulla, ja se unohtuu helposti. Tavallista on, että sopimus kaivetaan esiin kun joku kysyy siihen liittyen jotakin, tai vasta kun ’piru on merrassa’.

Sopimuksissa sovitun toteutumisen seuranta ei ole vaikeaa. Sen tulisi olla osa jokapäiväistä bisnestä, sillä se on myös keskeinen osa organisaation riskienhallintaa. Tästä laistetaan usein yksinkertaisesti siksi, että se on hankalaa. Kun sopimustieto on paperiarkistossa, dokumentinhallintajärjestelmän uumenissa tai sähköpostissa, se on usein työlästä löytää.

Tutkimme syksyllä sopimustenhallinnan tilaa Suomessa ja karu todellisuus usemmissa organisaatioissa on se, että tukifunktioissa hallinnosta vastaavat henkilöt tekevät (tai teettävät) valtavan määrän manuaalista työtä, jotta sopimukset olisivat edes jotenkin hanskassa. Tarpeeton paperityö/manuaalinen työ = turhia  kustannuksia ja tiedostamattomia riskejä.

Kolme ehdotusta talous- ja hallintojohdolle sekä tietohallinnolle

  1. Paranna sopimusten toteutumista. Älä unohda sopimusta allekirjoituspäivän jälkeen, vaan panosta sopimuksen toteutumisen seurantaan ja varmistamiseen yhtä paljon kuin sopimuksen laadintaan. Hyödyt ovat tuntuvia.
  2. Tavoittele läpinäkyvyyttä osana sopimusriskien hallintaa. Varmista, että sopimustieto on sitä tarvitsevien kollegoiden saatavilla (vaikka olisit itse poissa toimistolta).
  3. Tarkkaile paljonko omaa työaikaasi tai assistenttisi työaikaa kuluu sopimustietojen etsimiseen (sähköpostista, dokumentinhallintasysteemistä).  Saatat yllättyä.

Sopimusasioiden kuntoon laittaminen on tuottava askel ja myös työpäivän helpottaja henkilökohtaisella tasolla. Se on myös oleellista liiketoiminnalle siinä missä organisaatiosi toiminnanohjaus- ja asiakkuudenhallintahankkeetkin. Mutta paljon helpompi rasti.

–Riitta

PS. Mikäli aihe kiinnostaa, katso myös ”Viisi kysymystä sopimustenhallinnasta

Johtaja, tee tuottava uudenvuodenlupaus

Sopimustenhallinta kuntoon ja tuottavuus kattoon!

Sopimusten hoitoa ja hallintaa tehdään lukuisilla tavoilla: puutteellisesti ja tarkasti, ja kaikkea siltä väliltä.

Kansainvälinen sopimustenhallinnan puolueeton toimija IACCM tutkii vuosittain sopimustenhallinnan tilaa ja tehoa.

Tutkimus kertoo muun muassa sen, että noin 20 % kaikista sopimuksista on pysyvästi kateissa. Varsin riskialtis yhtälö, kun ajattelee sitä, että yritystoiminta perustuu 80%:sti sopimuksiin.

Mitä hyötyä on hyvästä sopimusten hallinnasta? IACCM:n puheenjohtaja Tim Cummins kiteyttää asian eleettömästi prosenttilukuina:

“The study suggests that the average corporation could boost its bottom line by almost 10% if it invested in improving the quality of contracting. For many companies – especially those in more complex, project-based industries – the prize could be much higher – perhaps as much as 15%.”

Mikä uskomaton luku: hyvin hoidetuilla ja hallituilla sopimuksilla voidaan saada 10-15 % suoraan viivan alle. Tähän lukuun vaikuttavat sekä sopimuksen syntyyn että sopimuksen toteuttamiseen liittyvät tekijät, kirjoittaa Tim Cummins:

”… it is certainly time for management to take an interest not only in closing contracts, but also ensuring that they deliver expected benefits.  That must surely be a major indicator of the quality of governance.”

En malta olla peilaamatta tätä tutkimustietoa syksyllä tekemäämme SopimusBarometri 2011 –kartoitukseen. Vastaajina olivat suomalaisten yritysten ylin johto sekä talous- ja hallintojohto. Ylimmän johdon lainmukainen sopimusvastuu näkyi kartoituksessa selkeänä kiinnostuksena parempaan sopimusten hoitoon ja sitä kautta riskienhallinnan parantamiseen. Mutta vaikka sopimusasioiden tärkeys ymmärretään, asiaan ei ole vielä ehditty tarttua.

IACCM:n luvut puhuvat vahvasti sen puolesta, että tuottavin uudenvuodenlupaus on suunnata katse organisaation sopimuksiin. Mistä lähteä liikkeelle? Lue ehdotukseni täältä

Hyvä sopimusten hoito ja hallinta on asia, jolla suomalaisten organisaatioiden kasvua, kilpailukykyä ja kannattavuutta voidaan tukea varsin pienin ponnistuksin.

Johtaja, tee vuoden tuottavin lupaus!

Erittäin hyvää uutta vuotta 2012!

Aiheeseen liittyvää uuden vuoden lukemista:
Miten hyvä sopimustenhallinta auttaa kiristyvässä taloustilanteessa?
Viisi kysymystä sopimustenhallinnasta